أفضل الممارسات في إعداد التقارير المالية للصيدليات

لإعداد تقارير مالية شاملة وواضحة للصيدليات يجب اتباع بعض الممارسات التي تسهل إعداد التقرير وتقلل الأخطاء الناجمة عن سوء الإدارة. فقد أوضحت بعض الدراسات أن المنشئات ومن بينها الصيدليات التي تستخدم ممارسات مالية صحيحة أقل عرضةً للأخطاء بنسبة 85% من المنشئات التي لا تتبع نهجاً أو استراتيجية مناسبة. وفيما يلي أبرز الممارسات التي يجب على أي صيدلية اتباعها لضبط المحرك المالي الخاص بها.

1. استخدام التكنولوجيا المالية

غيرت التكنولوجيا المالية الطريقة التي تدير بها الصيدليات شؤونها المالية من خلال أنظمة المحاسبة المتقدمة. وفي هذا الصدد يجب على الصيدليات استخدام نظام محاسبة خاص بالصيدليات والابتعاد عن أنظمة المحاسبة العامة. حيث تتضمن برامج المحاسبة المخصصة ميزات حصرية كإدارة المخزون وتتبع الأدوية وتوليد الفواتير.

من ناحية أخرى يمكن استخدام أنظمة تنبؤ وتحليل بيانات المرضى ذوي الأمراض المزمنة. ومن خلال هذه التقنيات يمكن حساب متوسط الدخل الشهري الثابت. 

وفي حال كانت الصيدليات كبيرة وتحتوي على عدد من الموظفين يجب تدريبهم على هذه التقنيات مثل برامج المحاسبة والتقنيات الطبية الذكية لتجنب الأخطاء وضمان الدقة.

2. اجراء جرد دوري

 من المهم تنظيم سجلات محاسبية وإجراء جرد دوري إما أسبوعي أو شهري أو نصف شهري. حيث يختلف توقيت الجرد باختلاف نسبة المبيعات فكلما كانت نسبة المبيعات أعلى يجب أن تكون أوقات الجرد متقاربة أكثر. بالإضافة إلى ذلك يجب مطابقة سجلات المحاسبة مع المخزون الفعلي واكتشاف أي خلل.

في السنوات الأخيرة انتشرت ظاهرة الاحتيال المالي في الصيدليات بشكل كبير خاصة الكبيرة منها. لذا تحتاج الصيدليات إلى إجراء عمليات تدقيق منتظمة ومراقبة المعاملات المالية واكتشاف الاحتيال والسرقة ومعالجة نقاط الخلل.

3. تتبع كل من المصاريف والإيرادات

تتبع المصاريف لا يقتصر على المصاريف المهنية للصيدليات كفواتير الشراء والمصاريف اليومية فقط. بل يجب على الصيادلة أن يأخذوا تكاليف شراء العقار أو استئجاره في الحسبان بالإضافة إلى رواتب الموظفين في حالة الصيدليات الكبيرة.

من ناحية أخرى يجب على الصيادلة تسجيل الإيرادات بدقة وفي أوقاتها لمنع حصول أي أخطاء ناتجة عن السهو أو النسيان. ومن خلال تنظيم جداول يومية لتتبع كل من الإيرادات والمصاريف يمكن تسهيل إنشاء تقارير بسيطة وبجهد أقل.

4. حساب اللوائح الضريبية

حساب اللوائح الضريبية بشكل دقيق أحد أهم الممارسات التي تتيح للصيدليات إنشاء تقارير مالية دقيقة. وفي سبيل القيام بذلك يجب تبني استراتيجيات فعالة مثل الاستفادة من الاعتمادات الضريبية ممّا يؤدي إلى تخفيض قيمة ضريبة الدخل وزيادة إجمالي المدخرات.

بناء على ذلك يجب على الصيادلة تعلم مبادئ المحاسبة أو توظيف محاسب في الصيدلية والذي يعتبر الخيار الأمثل بالنسبة للصيدليات الكبيرة. من خلال حساب اللوائح الضريبية بدقة يمكن إنشاء تقارير مالية دقيقة وشاملة في الوقت نفسه.

5. إنشاء خطة موسمية

يمكن للتغيرات الموسمية التأثير على مخزون الصيدلية بشكل كبير والدفق النقدي فيها. بالتالي يعد التخطيط المسبق أمراً بالغ الأهمية من خلال فهم تأثير المواسم على قوة الطلب. على سبيل المثال يرتفع الطلب على أدوية الانفلونزا خلال فصل الشتاء بينما يزداد الطلب على أدوية الحساسية في فصل الربيع.

.

كيفية إنشاء تقارير مالية دقيقة وشاملة

لإنشاء تقارير مالية دقيقة وشاملة يجب أخذ العديد من النقاط في عين الاعتبار بدءً من توقع العملاء والمعاملات وصولاً إلى إنشاء قوائم بالدفق النقدي والدخل والخسارة. ومع الاعتماد على الممارسات الصحيحة يمكن إنشاء تقارير مالية دقيقة للصيدليات. وسنذكر أهم النقاط الأساسية في إنشاء التقارير المالية.

1. توقع العملاء والمعاملات

 أول شيء يجب على الصيدليات تضمينه في التقارير المالية هو حساب تدفق العملاء وتوقع العملاء المستقبليين. وللقيام بذلك يجب حساب عدد العملاء المتكررين ومتوسط العملاء الجدد.

ولحساب متوسط العملاء الجدد يمكنك تحديد معدل تحويل العملاء وهي (النسبة المئوية للعملاء الجدد على العملاء الكلي). على سبيل المثال لو كان هناك 100 عميل 50 منهم عملاء جدد سيكون معدل التحويل 50%.

2. حساب إيرادات الصيدلية

بعد تقدير عدد المعاملات والعملاء يمكن حساب إيرادات الصيدلية بشكل أكبر. ويمكن القيام بذلك من خلال تقسيم المعاملات إلى فئات معينة من المنتجات مع أخذ اختلاف الأسعار والتكاليف بعين الاعتبار. على سبيل المثال يمكن تقسيم أدوية الانفلونزا في فئة معينة والفيتامينات في فئة أخرى وهكذا.

كما يمكن تعيين نسبة مئوية للفئات المقسمة ليكون التقرير المالي أكثر وضوحاً. بالإضافة إلى ذلك يمكن إضافة تواريخ بدء وانتهاء البيع بالنسبة للأدوية الموسمية كأدوية الحساسية وغيرها أو إضافة تواريخ انتهاء صلاحية الأدوية ليكون التقرير المالي أكثر دقة ووضوحاً فيما يخص الخسائر.

3. تنظيم جداول للمصاريف

لأي صيدلية تكاليف إجمالية متكررة حيث تتضمن نفقات طاقم العمل والذي من الممكن أن تختلف نفقاته بحسب الوظيفة والخبرة. بالإضافة إلى تكاليف البضائع المباعة خلال الشهر مع الأخذ بعين الاعتبار هامش الربح. وعلى العموم هامش الربح بالنسبة للبضائع ذات العلامة التجارية يتراوح بين 16% إلى 22% بينما هامش ربح الأدوية العامة يتراوح بين %20 إلى 50%.

ومن ضمن المصاريف التي يجب تضمينها في التقارير المالية هي الإيجار وفواتير الكهرباء والماء وغيرها من الخدمات الخارجية. كما يجب أخذ نفقات التسويق في عين الاعتبار وبشكل عام تُخصص الصيدليات 2% من إيراداتها الشهرية لأعمال التسويق أو تعمل على جمعها في تقارير ربع سنوية.

4. قائمة الدفق النقدي والربح والخسارة

آخر الأمور التي يجب تضمينها في التقرير هي حساب كل من الربح والخسارة والدفق النقدي للصيدلية والتي يمكن حسابها بسهولة بعد مراعاة النقاط السابقة. ويساعد حساب الربح والخسارة في تحديد المقاييس المالية مثل الربح الإجمالي وهامش الأرباح والاستهلاك.

من ناحية أخرى يشمل تقرير الدفق النقدي بيان الربح والخسارة والاستثمارات والديون وما إلى ذلك. ويساعد هذا الأمر في فهم مقدار التمويل الذي يجب على الصيدلية الحصول عليه خاصة في حالة الصيدليات الجديدة.