إدارة المخزون

تقيس إدارة المخزون وتيرة بيع الصيدلية لمخزونها في فترة معينة، فإذا كان هناك مخزون زائد فهذا يعني تكاليف تخزين إضافية. وإذا كانت هناك أنماط مبيعات غير متوقعة، فهناك خطر انتهاء صلاحية المخزون. 

وبدلاً من مواجهة هذه التحديات، فنحن ننصح باستخدام بيانات المخزون والمبيعات للتنبؤ بمستويات المخزون المطلوبة. على سبيل المثال، تنتشر أمراض الرشح والحساسية في فصول معينة، لذلك سيكون من الحكمة تخزين علاجات البرد ومضادات الحساسية في تلك الفصول.

وكل صيدلية ناجحة تعمل على مراقبة مستويات المخزون بفعالية وتقليل كمية المخزون الذي تقترب صلاحيته من الانتهاء.

إن تحديد اتجاهات وأنماط المبيعات، وتحديد الأدوية باهظة الثمن وقصيرة العمر يُعد جانباً رئيسياً من جوانب الإدارة الفعالة للمخزون. 

وفي الآونة الأخيرة، ظهرت عدة استراتيجيات لضمان الإدارة المثلى للمخزون، بما في ذلك الترويج للأدوية التي لا تحتاج إلى وصفة طبية، واستخدام المنتجات البديلة وتقسيم كمية الدواء في العبوة الواحدة، مما يتيح للعملاء خيار شراء علبة من الحبوب بدلاً من علبة من الأقراص.

مراقبة التدفق النقدي بانتظام

إن النظر إلى نفقاتك على أساس شهري يمكن أن يكون له تأثير كبير على الربح الإجمالي لصيدليتك. ولسوء الحظ، لا يتحدث معظم الصيادلة وأصاحب الأعمال إلى محاسبهم حتى نهاية العام، لذا فهم يديرون أعمالهم معصوبي الأعين.

الصيدلية الفعالة لديها نفقات عامة تتراوح بين 20% إلى 25% من إجمالي الإيرادات. وتشمل النفقات التكاليف اليومية لإدارة الصيدلية مثل الإيجار والموظفين والتسويق والمحاسبة والمرافق وغيرها، ويعد التوظيف أحد أعلى النفقات في أي صيدلية. 

ولمعرفة قوة العمالة في الصيدلية يمكنك النظر إلى مقاييس مثل معدل الوصفات الطبية في كل ساعة، ويختلف هذا المقياس من صيدلية لأخرى ولكن المتوسط في الصيدلية النموذجية يبلغ حوالي 6 -7 وصفات طبية في الساعة.

التركيز على المنتجات ذات هامش الربح المرتفع

تتفاوت هوامش الربح على الأدوية المختلفة تفاوتاً كبيراً، وبناءً على ذلك نوصي بإجراء تحليل لخط الإنتاج الحالي بهدف تحديد الأصناف التي تحقق هوامش ربحية أكبر وتحديد الأماكن التي يمكن فيها استبدال بعض الأدوية التي لا تستلزم وصفة طبية بنظيرتها ذات الهامش الأعلى. 

من المهم حصول المرضى على أدويتهم وفي حال لم يكن استبدال المنتجات هو الحل الأمثل، فقد يكون من المفيد توفير خدمات ومنتجات أخرى إلى جانب الأدوية. 

يمكن أن تشمل الخدمات المحتملة المكملات الغذائية أو اختبارات الحساسية أو قياس سكر الدم أو توصيل الأدوية إلى المنزل شريطة أن يتم تقديمها مقابل رسوم.

.

الاستعانة بمصادر خارجية

من الاستراتيجيات الفعالة في تحسين التدفق النقدي هي الاستعانة بمصادر خارجية، فمثلا يمكن إجراء كشوف المرتبات ودعم تكنولوجيا المعلومات هي أفضل طريقة لتوفير وقت ثمين لفرق الصيدليات للتركيز على الوظائف الأساسية مثل خدمة العملاء. وعلاوة على ذلك، توفر الاستعانة بمصادر خارجية إمكانية الوصول إلى خبرات متخصصة بتكلفة أقل بكثير من تعيين موظفين داخليين. 

ومن الضروري اختيار شريك موثوق وذو تصنيف عالٍ قبل الاستعانة بمصادر خارجية لوظائف المحاسبة الصيدلية.

تبسيط عملية دفع الرواتب

تهدف هذه الاستراتيجية إلى أتمتة عملية دفع الرواتب بغية التخلص من الإدخال اليدوي للبيانات الذي يستغرق وقتاً طويلاً بالإضافة لإمكانية وجود الخطأ فيه، ويمكن استخدام هذه الطريقة من خلال برنامج متخصص يقوم تلقائياً بحساب جميع الرواتب والمكافآت والضرائب والإضافات الأخرى. كما أن هذا البرنامج يتوافق دائماً مع عملية إدارة التدفق النقدي الأمر الذي يعتبر أساسياً لضمان رضا الموظفين والحفاظ على التدفق النقدي لديك.

مراجعة استراتيجيات التسعير

من المهم لأي صيدلية إجراء مراجعات منتظمة لاستراتيجيات التسعير الخاصة بها، وهذا يسمح بزيادة الأرباح مع الحفاظ على تقديم الخدمات للعملاء. وهناك عدد من إستراتيجيات التسعير التي يمكن استخدامها، بما في ذلك التسعير على أساس التكلفة الإضافية والتسعير على أساس الخسارة والتسعير التنافسي (للعناصر التي يتم شراؤها بشكل متكرر)، والتسعير على أساس القيمة (للمنتجات المجمعة)، والتسعير المتميز (للعناصر ذات الهامش المرتفع). وعند اختيار استراتيجية التسعير من المهم مراعاة تفضيلات العملاء واتجاهات السوق من أجل اتخاذ قرار مستنير.

دمج ممارسات الفوترة الفعالة

تُعد الفوترة الذكية أحد استراتيجيات التدفق المالي الفعالة في كل صيدلية والتي تساهم في تقليل احتمالية حدوث الأخطاء وتسهيل عملية الدفع وتقليل التأخيرات غير الضرورية. 

نوصي باستخدام عمليات الفوترة الإلكترونية، مع تحديد شروط وأحكام دفع محددة. علاوة على ذلك، يجب إتاحة مجموعة متنوعة من خيارات الدفع للعملاء بما في ذلك بطاقات الائتمان وPayPal والدفع المباشر والوسائل المشهورة في المنطقة.

.

خفض النفقات غير الضرورية

من المهم فهم التكاليف التشغيلية للصيدلية وتحديد الطرق الفعالة لإدارة التدفق النقدي. ومن الممكن أن تقليص التكاليف المترتبة على تشغيل الصيدلية. على سبيل المثال يمكنك التفاوض مع الموردين لتقديم صفقة أفضل على الخدمات المكتبية أو اختيار ديكور أو مرافق أكثر توفيراً للطاقة. 

بالنسبة للإمدادات المكتبية، يمكنك الشراء بالجملة بسعر أقل أو استكشاف البدائل الرقمية بدلاً من الطباعة. ويجب عليك مراجعة وثيقة التأمين الخاصة بك والبحث عن عروض أسعار أكثر تنافسية إذا أمكن. علاوة على ذلك، تذكر أن تستمر في إعادة تقييم نفقاتك حتى لا تنفق أكثر مما تحتاج إليه.

استفد من خصومات الضرائب

هل تعلم أنه هناك العديد من خصومات الضرائب التي قد تكون مؤهلاً لها كصيدلية. يمكنك المطالبة بخصومات على الرواتب والفوائد ومعدات العمل والإيجار والخدمات العامة وتكاليف التسويق. كل هذه البنود يمكنك المطالبة بخصومات عليها مما يتيح لك تقليل نفقاتك وتحسين تدفق النقدية. 

ويمكن لمحاسبك مساعدتك في تحديد جميع النفقات ذات الصلة والمطالبة بها قبل إقرارك الضريبي التالي.