تعريف إدارة المخزون الصيدلية

يشير تعريف إدارة مخزون الصيدلية إلى عملية طلب وتخزين واستخدام وبيع مخزون الصيدلية الخاص، ويشمل ذلك الأدوية وحليب الأطفال ومنتجات العناية الشخصية والمكملات الغذائية والأدوات الطبية.

ومن خلال إدارة المخزون بشكل فعال يمكنك معرفة ما إن كان لديك المنتجات المناسبة بالكمية المناسبة، وستتجنب نفاذ الأدوية أو تقييد الأموال في مخزون زائد أو خسارة المخزون. ويعتبر مخزون الصيدليات من الأمور الحساسة جدا وذلك بسبب احتياج الأدوية لظروف مناسبة للتخزين مثل درجة الحرارة ولوجود فترة صلاحية. ولهذا سنذكر 6 استراتيجيات مختلفة لإدارة المخزون في الصيدلية، ولكل منها مزايا وعيوب تبعا لاحتياجات العمل.

6 استراتيجيات مهمة لإدارة المخزون

قد تبدو إدارة المخزون فكرة مقلقة بالنسبة لأصحاب الصيدليات الجدد، وقد تكون صعبةً حتى لأولئك الذين يديرون صيدلية لسنوات. ومع ذلك، إذا نجحت بإدارة مخزونك بشكل جيد ستتمكن من دخول عصر جديد من الكفاءة التشغيلية وتقليل الهدر وتحسين دخل الصيدلية والأهم من ذلك تحسين تجربة العملاء. وسنذكر أهم 6 استراتيجيات للوصول لهذه الغاية:

1. ضبط توقعاتك

الخطوة الأولى نحو إدارة المخزون هي ضمان توقعات أكثر دقة، ولا يمكن تحقيق ذلك إلا من خلال الوصول إلى البيانات الصحيحة في الوقت الفعلي. إذ يجب أن تكون توقعات مبيعات مبنية على مجموعة متنوعة من البيانات مثل أرقام المبيعات التاريخية واتجاه السوق وتوقعات النمو الاقتصادي مثل التضخم والركود وفي النهاية الجهود التسويقية مثل الحملات والعروض الترويجية.

ولا تقع في الفخ وتفترض أن جميع رؤيتك يجب أن تكون قائمة على برامج الأعمال الرقمية، فيمكن أن يكون المستودع والتسويق وخدمة العملاء مصدراً قيماً للبيانات التي تؤثر على توقعاتك.

ومن خلال ضبط التوقعات بشكل صحيح ستلاحظ أن التكاليف والخسائر ستنخفض وبالمقابل ستزداد جودة الخدمة.

2. استخدام نهج FIFO

يعتمد نهج FIFO والذي يعني "الذي يدخل أولاً يخرج أولاً" على بيع السلع بنفس الترتيب الزمني الذي تم إنتاجها أو شراؤها فيه. وبينما يعتبر هذا الأمر بديهياً للعناصر القابلة للتلف مثل الأدوية والمكملات الغذائية وأغذية الأطفال ومستحضرات التجميل، فإنه يمكن أن يكون مفيداً أيضاً عند تطبيقه على السلع الأخرى غير القابلة للتلف مثل الأدوات الطبية وعدّة الإسعافات الأولية.

إذ يسمح هذا النهج بإنفاق البضاعة قبل تلفها أو اهترائها، فالبضائع المخزنة لوقت طويل تُصبح عتيقة وغير مرغوبة وتؤثر على السمعة، كما أنك ستضطر بالنهاية لبيعها بسعر منخفض جدا وقد تسبب في خسارتك بعض الأحيان.

ومن السهل فهم وتطبيق نهج FIFO فمثلا يمكنك إضافة الأدوية الجديدة على رف المستودع من الخلف وهكذا تدفع بالأدوية القديمة إلى الأمام بدلا من أن تبقى مكدسة في الخلف لوقت طويل. وهكذا ستقلل تكلفة البضائع المباعة وتزيد الدخل الصافي حيث ستبيع العناصر الأرخص أولاً.

3. جرد المخزون

قد تكون برامج إدارة المخزون مفيدة ولكنها لا توفر بالضرورة نظرة مفصلة على مخزونك. وعلى الرغم من قدراتها المذهلة، إلا أنها تحتوي على نقاط ضعف. على سبيل المثال، لا يمكنها حساب المخزون المفقود بسبب السرقة أو التلف أو انتهاء الصلاحية.

ولهذا السبب من الضروري أن يقوم أصحاب الأعمال الصغيرة بمراجعة المخزون وجرده. حيث يمكن أن يساعد هذا في التخفيف من مخاطر الخسارة مثل التخزين الطويل أو نقص المخزون أو تعرضه للسرقة.

وتستخدم الصيدليات تقنيات مختلفة بما في ذلك الجرد السنوي في نهاية العام والذي يحسب كل عنصر على حدة، والفحص العشوائي المستمر والذي يمكن أن يكون مفيداً للمنتجات التي تُستهلك بسرعة أو تعاني من مشاكل في التخزين.

4. استخدم برنامج إدارة المخزون المستند إلى التخزين السحابي

لإدارة المخزون بشكل فعّال من المهم استخدام التخزين السحابي، وخاصة عند إدارة المخزون عبر مواقع متعددة مما يوفر تحديث المخزون في الوقت الفعلي. وجاء تصميم معظم هذه البرامج للتقليل من تكاليف العمالة غير الضرورية المرتبطة بإدارة المخزون. كما أنها تميل إلى توفير مجموعة من التحليلات للمساعدة في التنبؤ والأمان القوي لتقليل مخاطر التوقف عن العمل والنقاط العمياء.

5. تتبع مستويات المخزون في جميع الأوقات

يمكن دعم إدارة المخزون بكفاءة عن طريق التتبع المستمر لمستويات المخزون، ويتم ذلك من خلال التكامل مع برنامج نقاط البيع الخاص بك، حيث تقوم حلول إدارة المخزون بتحديث مستويات المخزون تلقائياً. ولأن هذه البيانات مخزنة مركزياً، يمكن للموظفين في مواقع متعددة التحقق من توفر العناصر عبر مواقع مختلفة. لذا إذا أراد العميل دوائاُ غير متوفر في صيدلية واحد، فيمكن الحصول عليه من صيدلية أخرى مما يوفر جودة أفضل وراحة أكبر للعميل.

ويساعد هذا على اتخاذ قرار مناسب عند طلب إمدادات جديدة، ما يقلل من مخاطر نفاد المخزون للعناصر الأكثر طلباً ويمنع فائض المخزون للعناصر غير المعروفة من التأثير على التدفق النقدي.

6. قاعدة 80/20 في إدارة المخزون

تنص قاعدة 80/20 في إدارة المخزون والمعروفة أيضاً باسم مبدأ (باريتو)، إن 80% من النتائج تأتي من 20% من الأسباب. وعند تطبيقها في مجال إدارة المخزون، سيكون 20% من مخزونك يمثل 80% من أرباح شركتك.

وعلى هذا النحو، يتعين على أصحاب الصيدليات تحديد وإعطاء الأولوية لـ 20% من المخزون الأكثر شعبية أو الأكثر ربحاً.

وبالطبع، قد لا تكون النسبة 80/20 مناسبة لجميع الصيدليات. قد تكون لدى بعضها نسبة 90/10 أو 70/30 ولكن كصيدليةصغيرة يمكن اعتماد مبدأ 80/20.

دور التكنولوجيا في إدارة المخزون

تلعب التكنولوجيا دوراً حاسمة في مساعدة الصيدلياتوخاص الصغيرة منها على إدارة المخزون بشكل فعَال، ومن خلال الأدوات المناسبة يستطيع أصحاب الأعمال تحسين كفاءة منتجاتهم وجودتها وتقليل التكاليف قدر الإمكان. وسنذكر أهم النقاط الأساسية لدور التكنولوجيا في إدارة المخزون.

.

أتمتة ورقمنة عمليات الجرد

تُعتبر أتمتة ورقمنة عمليات الجرد من الطرق الفعالة لتحسين إدارة المخزون. فعند استخدام البرمجيات المتخصصة، يمكن للشركات تسجيل الطلبات وتتبعها وإعداد التقارير وحساب مستويات المخزون بشكل تلقائي.

وتقدم تكنولوجيا إدارة المخزون فائدة عدة منها تحسين دقة البيانات وتقليل الأخطاء وتوفير الوقت والجهد، مما يساعد الشركات على التركيز على مهام أخرى. كما توفر رؤية فورية عن مستويات المخزون، مما يمكّن المديرين من اتخاذ قرارات أفضل.

علاوة على ذلك، تتيح الرقمنة تخزين البيانات إلكترونياً، مما يسهل التعاون بين فريق العمل وتحليل البيانات بشكل أسرع. يمكن أيضاً دمج أنظمة إدارة المخزون مع برامج أخرى لتحسين الكفاءة.

تحسين الدقة والكفاءة من خلال تحليل البيانات وإعداد التقارير

فائدة رئيسية أخرى لاستخدام التكنولوجيا في إدارة المخزون هي القدرة على تحسين الدقة والكفاءة من خلال تحليل البيانات وإعداد التقارير. مع وجود الأدوات والأنظمة الصحيحة، يمكن للشركات جمع وتحليل كميات كبيرة من البيانات حول مخزونها، بما في ذلك المبيعات والمشتريات ومستويات المخزون وأنماط الطلب. 

وهذا يتيح للمديرين الحصول على فهم واضح واتخاذ قرارات مستنيرة بشأن قضايا مثل تجديد المخزون وتحسين إدارة المخزون و استراتيجية التسعير.

تتبع المخزون في الوقت الفعلي

لعبت التكنولوجيا دوراً حيوياً في هذا المجال، حيث تتيح برامج إدارة المخزون تسجيل وتتبع تفاصيل الأدوية والكميات والمواقع، مع توفير تحديثات فورية لتنبيه الفرق عند تغير مستويات المخزون. تشمل الحلول التقنية الأخرى استخدام الباركود وتقنية RFID، مما يساعد الشركات على تتبع المخزون بدقة وسرعة. 

تحسين التنبؤ وتخطيط الطلب

تساعد التكنولوجيا في تحليل البيانات التاريخية والحالية للمبيعات، مما يعطي نظرة مستقبلية على الطلبات الأكثر احتمالية بدقة أكبر. وتستخدم برامج تخطيط الطلب خوارزميات متقدمة لتحليل البيانات مما يعزز دقة التوقعات. كما تتيح للشركات إدخال عوامل إضافية مثل الحملات التسويقية لتحسين إنتاجيتها.

كما توفر أنظمة تخطيط موارد المؤسسة (ERP) إدارة شاملة للمخزون، إلى جانب وظائف أخرى مثل المحاسبة والمبيعات، مما يسهل التنسيق بين الإدارات المختلفة.